Politika dwar il-Protezzjoni tad-Data

1. Politika dwar il-Protezzjoni tad-Data

Ir-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data (UE) 2016/679 (GDPR) u l-Att dwar il-Protezzjoni tad-Data (Kap 586), inklużi r-regolamenti magħmula taħthom, jirregolaw l-ipproċessar ta’ data personali kemm jekk miżmuma elettronikament kif ukoll f’forma manwali jekk tifforma parti minn sistema ta’ arkivjar. L-Awtorità Maltija għall-Innovazzjoni Diġitali (minn hawn ’il quddiem l-'MDIA') hija stabbilita biex tikkonforma bis-sħiħ mad-dispożizzjonijiet applikabbli tal-leġiżlazzjoni dwar il-protezzjoni tad-data.

F’din il-Politika, kwalunkwe referenza għal ‘Int’ jew ‘Tiegħek’ għandha tirreferi għas-Suġġett tad-Data.

2. Bażi Legali u Skopijiet tal-Ipproċessar

L-MDIA għandha tipproċessa d-dejta personali tiegħek biss fejn ikun legali skont id-dispożizzjonijiet tal-liġi applikabbli. B'mod ġenerali, u l-aktar komuni, l-MDIA għandha tipproċessa d-dejta personali tiegħek għall-finijiet li ġejjin:

Fejn tkun tajt il-kunsens tiegħek għall-użu tad-dejta personali tiegħek (Artikolu 6(1)(a) tal-GDPR)
Fejn l-ipproċessar ikun meħtieġ biex jidħol fi jew iwettaq kuntratt jew ftehim li l-MDIA tkun daħlet fih miegħek (Artikolu 6(1)(b) tal-GDPR)
Fejn ikun meħtieġ li jkun hemm konformità ma' obbligu legali (Artikolu 6(1)(c) tal-GDPR)
Fejn ikun neċessarju għat-twettiq ta' kompitu mwettaq fl-interess pubbliku jew fl-eżerċizzju ta' awtorità uffiċjali mogħtija lill-MDIA (Artikolu 6(1)(e) tal-GDPR)
Fejn ikun neċessarju għall-finijiet tal-interessi leġittimi segwiti mill-MDIA jew minn parti terza (Artikolu 6(1)(f) tal-GDPR)

L-Interess Leġittimu jirreferi għall-interess tal-MDIA li tmexxi u timmaniġġja l-operazzjonijiet tagħha b'mod li jippermettilha tipprovdi lis-Suġġetti tad-Data bl-ogħla kwalità ta' servizz u l-aktar esperjenza sigura possibbli. L-MDIA tiżgura li tikkunsidra u tibbilanċja kwalunkwe impatt potenzjali fuq is-Suġġetti tad-Data u d-drittijiet tagħhom, qabel ma tipproċessa d-Data Personali tagħhom għall-interessi leġittimi tagħha. L-MDIA ma tużax Data Personali tas-Suġġetti tad-Data għal attivitajiet fejn l-interessi tagħha huma megħluba mill-impatt fuq is-Suġġetti tad-Data, sakemm l-MDIA ma jkollhiex il-kunsens ta' dak is-Suġġett tad-Data jew ma tkunx meħtieġa jew permessa bil-liġi. L-MDIA m'għandhiex tipproċessa xi Data Personali abbażi ta' interess leġittimu għat-twettiq tal-funzjonijiet uffiċjali tagħha.

L-MDIA tista' tipproċessa Data Personali għal aktar minn raġuni legali waħda skont l-iskop speċifiku li għalih tkun qed tuża d-Data Personali.

Deskrizzjoni fil-qosor tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar tad-dejta personali fl-ambitu tal-GDPR tinsab fit-tabella li ġejja:

Operazzjoni ta' Proċessar

Kuntatt bejn l-MDIA u s-Suġġett tad-Data

Irċevuta u Ipproċessar ta' Applikazzjonijiet u Formoli, inkluża d-dokumentazzjoni assoċjata

Ġestjoni u amministrazzjoni ta' Skemi

Amministrazzjoni tar-rikonoxximenti

Ipproċessar ta' dejta għal skopijiet ta' superviżjoni regolatorja, notifika, sorveljanza u infurzar

Provvista ta' servizzi oħra

Organizzazzjoni ta' Avvenimenti

PR u Kummerċjalizzazzjoni

Akkwist

Rappurtar intergovernattiv, tal-UE u internazzjonali

Żvelar obbligatorju legalment

Tħaddim ta' sistemi tas-CCTV

Reklutaġġ fi ħdan l-Awtorità

Id-dejta personali għandha tiġi pproċessata mill-MDIA għall-finijiet li ġejjin:

Skopijiet tal-Ipproċessar

Biex l-MDIA tkun tista' tikkuntattja lis-Suġġetti tad-Data kif meħtieġ fit-twettiq tal-funzjonijiet tagħha.

Biex nirċievu u nipproċessaw dejta personali pprovduta mis-Suġġetti tad-Dejta u biex niġġestixxu u niddeterminaw b'mod effettiv kwalunkwe applikazzjoni sottomessa għal kwalunkwe skema, rikonoxximent jew servizz ipprovdut mill-MDIA.

Biex l-MDIA tkun tista' tamministra u timmaniġġja l-Iskemi tagħha b'mod effettiv.

Biex l-MDIA tkun tista' timmaniġġja programmi ta' rikonoxximent, toħroġ rikonoxximenti u tiġdid u proċessi assoċjati.

Biex twettaq superviżjoni regolatorja, notifika, sorveljanza u skopijiet ta' infurzar.

Biex ikun possibbli l-provvediment ta' kwalunkwe servizz ieħor li l-MDIA tista', minn żmien għal żmien, toffri.

Biex l-Awtorità tkun tista' torganizza u timmaniġġja avvenimenti pertinenti.

Biex tiġi kkummerċjalizzata l-MDIA u l-inizjattivi tagħha (id-dejta personali kollha pproċessata għal kummerċjalizzazzjoni diretta fl-ambitu tad-Direttiva dwar il-Privatezza Elettronika (id-Direttiva 2002/58/KE) għandha tiġi pproċessata abbażi tal-kunsens).

Biex l-MDIA tkun tista' takkwista oġġetti u servizzi, toħroġ offerti u tidħol fi ftehimiet ma' fornituri, kuntratturi jew fornituri ta' servizzi skont il-liġijiet u l-proċeduri tal-akkwist applikabbli.

Biex tikkonforma mal-pubblikazzjoni legalment vinkolanti u l-obbligi ta' rappurtar jew żvelar applikabbli.

Għal skopijiet ta' sikurezza.

Li jirċievi, jipproċessa u jiddetermina applikazzjonijiet għal pożizzjonijiet miftuħa fi ħdan l-Awtorità.

3. Riċevituri ta' Dejta Personali

L-MDIA tista’ taqsam id-Data Personali tas-Suġġetti tad-Data mal-impjegati tagħha, li jistgħu jinkludu staff imqassam mill-ġdid permezz tal-RSSL, u partijiet terzi għall-finijiet stabbiliti f’din il-Politika. Dawn il-partijiet terzi jistgħu jinkludu fornituri ta’ servizzi bbażati f’Malta u/jew barra minn Malta, anke barra l-Unjoni Ewropea inklużi, iżda mhux limitati għal, entitajiet governattivi oħra, kuntratturi, fornituri, awdituri, assessuri li kumpaniji jipprovdu servizzi, proċessi u prodotti.

L-MDIA tirrikjedi li l-partijiet terzi kollha jirrispettaw is-sigurtà tad-Data Personali tas-Suġġetti tad-Data u jittrattawha skont ir-regolamenti tal-UE dwar il-protezzjoni tad-data.

Il-websajt tal-MDIA u websajts oħra ġestiti mill-MDIA jistgħu jinkludu links għal websajts ta’ partijiet terzi, plug-ins u applikazzjonijiet. Jekk tikklikkja fuq dawk il-links jew tippermetti dawk il-konnessjonijiet, partijiet terzi jistgħu jiġbru jew jaqsmu dejta dwar is-Suġġett tad-Dejta. L-MDIA ma tikkontrollax dawn il-websajts ta’ partijiet terzi u mhijiex responsabbli għad-dikjarazzjonijiet tal-privatezza tagħhom. Meta Suġġett tad-Dejta jitlaq mill-websajt tal-MDIA, l-MDIA tħeġġeġ lil dan is-Suġġett tad-Dejta biex jaqra l-politika tal-privatezza u l-politika tal-protezzjoni tad-dejta ta’ kull websajt li jżur.

L-MDIA mhux se taqsam Dejta Personali ma' xi partijiet terzi għal skopijiet ta' kummerċjalizzazzjoni diretta.

4. Id-drittijiet tiegħek

Id-drittijiet tiegħek bħala suġġetti tad-dejta b'konnessjoni mal-ipproċessar tad-dejta personali tiegħek huma:

Id-dritt li tirċievi kopja tad-dejta personali tiegħek li tkun qed tiġi pproċessata, inkluża informazzjoni relatata mal-attivitajiet tal-ipproċessar.
Id-dritt li titlobna nirranġaw dejta personali li taħseb li mhix preċiża. Għandek ukoll id-dritt li titlobna nlestu dejta personali li taħseb li mhix kompluta.
Id-dritt li titlob it-tħassir tad-dejta personali tiegħek f'ċerti ċirkostanzi.
Id-dritt li titlob ir-restrizzjoni tad-dejta personali tiegħek f'ċerti ċirkostanzi.
Id-dritt għall-portabbiltà tad-dejta personali tiegħek fir-rigward tal-informazzjoni li tajtna.
Id-dritt li toġġezzjona għall-ipproċessar tad-dejta personali tiegħek jekk inkunu nistgħu nipproċessaw l-informazzjoni tiegħek għaliex il-proċess jifforma parti mill-kompiti pubbliċi tagħna jew huwa fl-interessi leġittimi tagħna.
Id-dritt li ma tkunx soġġett għal deċiżjoni bbażata biss fuq ipproċessar awtomatizzat inkluż il-profiling.
Id-dritt li tirtira l-kunsens tiegħek fi kwalunkwe ħin, fejn applikabbli.

It-talbiet biex teżerċita d-drittijiet tiegħek huma bla ħlas u preferibbilment għandhom isiru bil-miktub u jintbagħtu lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-MDIA. Id-dettalji ta' identifikazzjoni tiegħek bħan-numru tal-karta tal-identità, l-isem u l-kunjom għandhom jiġu sottomessi mat-talba bil-għan li tiġi vverifikata l-identità tiegħek. F'każ li l-kontrollur ikollu dubji raġonevoli dwar l-identità tiegħek, tista' tintalab tipprovdi informazzjoni addizzjonali meħtieġa biex tikkonfermaha. Jistgħu japplikaw tariffi raġonevoli, kif determinati mill-MDIA, għall-għoti ta' aktar kopji tad-data mitluba.

L-MDIA għandha l-għan li tikkonforma mat-talba malajr kemm jista' jkun u hija obbligata li twieġeb mingħajr dewmien żejjed u mhux aktar tard minn xahar (1) minn meta tirċievi t-talba. F'xi każijiet, l-MDIA tista' testendi dan il-perjodu għal perjodu sa xahrejn (2) oħra jekk tkun talba kumplessa jew jekk ikun hemm talbiet multipli. F'dik is-sitwazzjoni, is-Suġġett tad-Data jiġi infurmat kif xieraq.

Id-dritt eżerċitat mis-suġġett tad-dejta jista' jiġi limitat jew ristrett, fejn meħtieġ, skont il-liġi applikabbli.

5. Politika ta' Żamma

L-MDIA m’għandhiex iżżomm dejta personali għal aktar żmien milli meħtieġ fid-dawl tal-għanijiet li għalihom tinġabar, tinżamm u tiġi pproċessata d-dejta. Il-perjodi ta’ żamma ġew determinati abbażi ta’ rekwiżiti legali u ħtiġijiet operattivi. F’xi ċirkostanzi, l-MDIA se tanonimizza d-Dejta Personali tas-Suġġetti tad-Dejta (sabiex ma tkunx tista’ tiġi assoċjata aktar mas-Suġġett tad-Dejta) għal skopijiet ta’ riċerka jew statistika, f’liema każ l-MDIA tista’ tuża din l-informazzjoni b’mod indefinit mingħajr aktar avviż lis-Suġġett tad-Dejta.

L-iskeda li ġejja tiddeskrivi r-rekwiżiti taż-żamma għad-diversi kategoriji ta’ dokumentazzjoni fi ħdan l-MDIA.

Kategorija tad-Dokument	Perjodu ta' Żamma
Dokumentazzjoni relatata mal-akkwist	10 snin
Dokumentazzjoni relatata mar-rikonoxximenti	10 snin wara t-terminazzjoni tar-Rikonoxximent, jew permezz ta' terminazzjoni volontarja mill-entità jew terminazzjoni mill-MDIA, jew konklużjoni tal-programm ta' Rikonoxximent.
Dokumentazzjoni relatata mal-iskemi	10 snin mit-terminazzjoni tal-iskema.
Dokumentazzjoni relatata ma' kwistjonijiet regolatorji u ta' infurzar	10 snin mit-tmiem tar-relazzjoni regolatorja jew mill-konklużjoni ta' kwalunkwe azzjoni ta' infurzar jew investigazzjoni, sakemm ma jkunx meqjus meħtieġ mod ieħor mill-Awtorità.
Dokumentazzjoni relatata mal-avvenimenti	3 snin mid-data tal-avveniment, sakemm ma jkunx relatat ma' proġett iffinanzjat mill-UE, f'liema każ japplika l-perjodu ta' żamma stabbilit għal proġetti ffinanzjati mill-UE.
Dokumentazzjoni relatata mar-reklutaġġ	Sena mit-tmiem tal-proċedura ta' reklutaġġ. Jekk relatat ma' pożizzjonijiet kofinanzjati minn Fondi tal-UE, il-perjodu ta' żamma għandu jkun ta' 8 snin mit-tmiem tal-proċess ta' reklutaġġ. Sakemm, fi kwalunkwe każ, jekk sadanittant, tkun tressqet ilment konness ma' sejħa partikolari għal applikazzjoni, japplika l-perjodu ta' żamma stabbilit għal dokumenti soġġetti għal litigazzjoni.
Dokumentazzjoni relatata ma' servizzi jew inizjattivi oħra	10 snin mit-tmiem tas-servizz jew l-inizjattiva.
Ilmenti	Sentejn mill-azzjoni finali meħuda fir-rigward tal-ilment.
Dokumentazzjoni relatata ma' litigazzjoni, kemm jekk attwali kif ukoll jekk imminenti	10 snin mis-soluzzjoni finali tal-litigazzjoni jew mill-iskadenza tal-perjodu preskrittiv applikabbli.
Reġistri tal-viżitaturi	30 jum
Informazzjoni Finanzjarja
Rekords tat-Taxxa u tal-Assigurazzjoni Nazzjonali	10 snin
Rekords tal-Kontabilità	10 snin
Rapporti Finanzjarji Annwali	10 snin
Dettalji tad-Data Finanzjarja tal-Applikanti, inklużi d-dettalji tal-kont bankarju, in-numri tal-VAT	3 snin, sakemm ma jkunx relatat ma' Finanzjament tal-UE, f'liema każ japplika l-perjodu ta' żamma stabbilit għal proġetti ffinanzjati mill-UE.
Dokumentazzjoni relatata ma' proġetti ffinanzjati mill-UE	10 snin mit-tmiem tal-proġett
Oħra
Minuti tal-laqgħat	10 snin
CCTV	Filmati ta' rutina jitħassru wara 15-il jum; Jekk jintalab li jinżammu filmati speċifiċi minħabba proċedimenti legali, proċedimenti dixxiplinarji jew konformità li jkunu għaddejjin, il-filmati jinżammu għal kwalunkwe perjodu korrispondenti kif meħtieġ.

Sakemm ma jkunx previst mod ieħor fi kwalunkwe dokument ieħor, dokumenti kklassifikati taħt kwalunkwe kategorija ta' hawn fuq fejn tali dokumenti ma fihomx dejta personali għandhom ikunu soġġetti għall-istess perjodi ta' żamma.

6. Rimi ta' Dejta Personali

Minkejja l-perjodi ta' żamma definiti hawn fuq, ċerta Dejta Personali tista' titħassar jew tintrema mod ieħor qabel l-iskadenza tal-perjodu ta' żamma definit tagħha fejn tittieħed deċiżjoni fi ħdan l-MDIA biex dan isir, kemm jekk b'reazzjoni għal talba minn Suġġett tad-Dejta kif imsemmi fil-Politika dwar il-Protezzjoni tad-Dejta tal-MDIA, kif ukoll mod ieħor.

Min-naħa l-oħra, f'ċirkostanzi speċjali, bħal, f'każijiet fejn id-Data Personali tkun rilevanti għal litigazzjoni attwali jew kontemplata, investigazzjoni jew verifika governattiva jew regolatorja, dik id-Data Personali għandha tinżamm sakemm l-Uffiċjal għall-Protezzjoni tad-Data jiddetermina li dik id-Data Personali ma għadhiex meħtieġa.

L-MDIA tiżgura wkoll li twettaq reviżjonijiet perjodiċi tad-Data Personali miżmuma.

Jekk id-Data Personali mhijiex elenkata fit-tabella ta' hawn fuq, huwa probabbli li għandha tiġi kklassifikata bħala informazzjoni li tintrema wara l-użu. L-informazzjoni li tintrema wara l-użu tikkonsisti f'data li tista' tintrema jew titħassar skont id-diskrezzjoni tal-utent ladarba tkun serviet l-iskop utli temporanju tagħha u/jew data li tista' tinqered b'mod sikur minħabba li mhijiex rekord formali jew uffiċjali.

Eżempji jinkludu duplikati ta' oriġinali li ma ġewx annotati, abbozzi preliminari ta' ittri, rapporti, worksheets u noti informali li ma jirrappreżentawx passi jew deċiżjonijiet sinifikanti fit-tħejjija ta' rekord uffiċjali, materjali miksuba għal skopijiet ta' referenza, spam u posta mhux mixtieqa.

Madankollu, jekk Suġġett tad-Data jqis li hemm ommissjoni fit-tabella ta’ hawn fuq, jew jixtieq jitlob aktar kjarifiki, jekk jogħġbok ikkuntattja lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data li d-dettalji tiegħu huma indikati hawn taħt kif ukoll fil-Politika tal-Protezzjoni tad-Data tal-MDIA.

Id-dejta li teħtieġ li titħassar wara l-perjodi ta' żmien stabbiliti se tinqered b'mod sigur biex jiġi żgurat li tali informazzjoni ma tibqax tiġi pproċessata fi ħdan l-MDIA.

7. Ħażna u Backup

L-organizzazzjoni se tiżgura li d-Data Personali kollha tas-Suġġetti tad-Data tinżamm u tinħażen b'mod sigur.

Fir-rigward ta' Data Personali iebsa jew manwali, dawn jinħażnu f'kabinetti msakkra u matul il-lejl, f'bini msakkar ukoll. Id-Data Personali maħżuna elettronikament se tkun soġġetta għal kontrolli ta' aċċess u passwords. Fejn meħtieġ, għandu jintuża software ta' kriptaġġ. Id-Data Personali kollha, kemm jekk dokumenti iebsa jew elettronikament, huma sostnuti u miżmuma barra mis-sit.

Għal aktar dettalji fir-rigward tas-sigurtà tat-teknoloġija tal-informatika, jekk jogħġbok itlob għall-Politika tas-Sigurtà tal-IT tal-MDIA.

8. Rappurtar ta' Ksur tas-Sigurtà

Fil-każ ta’ ksur ta’ dejta personali, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Dejta (DPO) tal-MDIA għandu jiġi infurmat immedjatament. Id-DPO se jivvaluta s-sitwazzjoni u jieħu kwalunkwe azzjoni meħtieġa, inkluż li jinnotifika lill-partijiet affettwati u lir-regolaturi kif meħtieġ mil-liġi.

9. L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data

L-MDIA ħatret Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data li jista’ jgħin lis-Suġġetti tad-Data bi kwalunkwe mistoqsija li jista’ jkollhom dwar din il-Politika tal-Protezzjoni tad-Data jew kwalunkwe dokument ieħor relatat, inkluż kwalunkwe talba biex jeżerċitaw id-drittijiet legali tagħhom. Id-dettalji ta’ kuntatt tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data huma dawn li ġejjin:

MDIA, Twenty20, Ċentru tan-Negozju,
Triq l-Intornjatur, Zone 3, Central Business District,
Birkirkara, CBD 3050, Malta.

Telefon: +356 21828800

Email: [email protected]