Politika dwar iż-Żamma tad-Data
1. Introduzzjoni
L-Awtorità Maltija għall-Innovazzjoni Diġitali ("MDIA") hija stabbilita bis-saħħa tal-Att dwar l-Awtorità Maltija għall-Innovazzjoni Diġitali, Kapitolu 591 biex tfittex l-iżvilupp tas-settur tat-teknoloġija innovattiva f'Malta permezz ta' rikonoxximent u regolamentazzjoni xierqa ta' arranġamenti teknoloġiċi innovattivi rilevanti u servizzi relatati.
L-għan ta' din il-Politika ta' Żamma tad-Data huwa li tispjega r-rekwiżit legali li l-MDIA żżomm Data Personali, normalment għal ammont speċifikat ta' żmien u li tiddisponi minn tali data. Din il-Politika tipprovdi wkoll gwida dwar l-immaniġġjar u r-rimi xieraq tad-data.
Huwa ta’ importanza vitali li din il-Politika dwar il-Cookies tinqara flimkien mal-Politika dwar il-Privatezza tad-Data tal-MDIA li hija disponibbli fuq fil-https://www.mdia.gov.mt/privacy-policy/
2. Perjodu ta' Żamma
Wara eżerċizzju ta' tisbiħ tad-data mill-MDIA biex tifhem b'mod preċiż x'Data Personali żżomm, l-MDIA elenkat tali Data Personali fil-Politika tagħha dwar il-Protezzjoni tad-Data disponibbli fil-link imsemmi hawn fuq.
L-MDIA m'għandha żżomm l-ebda Data Personali għal aktar żmien milli jkun meħtieġ fid-dawl tal-għan/ijiet li għalih/għalihom tinġabar, tinżamm u tiġi pproċessata dik id-data, soġġett għal perjodi statutorji ta' limitazzjoni.
Meta stabbilixxiet il-perjodi ta’ żamma ta’ hawn taħt, MDIA qieset l-għanijiet u r-rekwiżiti tan-negozju tagħha, it-tip ta’ Data Personali inkwistjoni, l-iskop u l-bażi legali li għalihom tinġabar, tinżamm u tiġi pproċessata d-Data Personali, kif ukoll il-kategorija tas-Suġġetti tad-Data.
| KATEGORIJA TA' DATA | PERJODU TA' ŻAMMA | MANWAL / ELETTRONIKU |
| Informazzjoni Personali | ||
| Fajls Personali tal-Impjegati tal-MDIA | 10 snin | Żewġ |
| Formoli tal-applikazzjoni għal sejħiet għal pożizzjonijiet | 10 snin | Żewġ |
| CVs | 10 snin | Żewġ |
| Folji tal-Attendenza | 10 snin | Żewġ |
| Formoli tal-Applikazzjoni tal-Vacation Leave | 10 snin | Żewġ |
| Bilanċi tal-Leave Annwali | 10 snin | Żewġ |
| Ċertifikati / Rekords tal-Leave tal-Mard | 10 snin | Żewġ |
| Storja Medika | 10 snin | Żewġ |
| Rekords Dixxiplinarji | 10 snin | Żewġ |
| Akkużi dixxiplinarji | 10 snin | Żewġ |
| Informazzjoni Finanzjarja | ||
| Rekords tat-Taxxa u tal-Assigurazzjoni Nazzjonali | 10 snin | Żewġ |
| Rekords tal-Kontabilità | 10 snin | Żewġ |
| Rapporti Finanzjarji Annwali | 10 snin | Żewġ |
| Dettalji tad-Data Finanzjarja tal-Applikanti, inklużi d-dettalji tal-kont bankarju, in-numri tal-VAT | 3 snin | Żewġ |
| Programmi / Applikazzjonijiet ta' Finanzjament | ||
| Dokumentazzjoni relatata mal-applikazzjonijiet | 3 snin mit-terminazzjoni tal-programm | Żewġ |
| Oħra | ||
| Minuti tal-laqgħat | 10 snin | Żewġ |
| CCTV | Il-filmati ta' rutina jitħassru wara 15-il jum. Jekk l-MDIA tintalab iżżomm filmati speċifiċi minħabba proċeduri legali li għaddejjin, il-filmati jinżammu għal perjodu ta’ sena (1) jew għal kwalunkwe perjodu bħal dan kif mitlub mill-MDIA li qed titlob il-filmati. | Elettroniċi |
Minkejja l-perjodi ta' żamma definiti hawn fuq, ċerta Data Personali tista' titħassar jew inkella tintrema qabel ma jiskadi l-perjodu definit ta' żamma tagħha fejn tittieħed deċiżjoni fi ħdan l-MDIA biex tagħmel dan, kemm jekk bi tweġiba għal talba minn Suġġett tad-Data kif imsemmi fil-Politika tal-Protezzjoni tad-Data tal-MDIA, jew mod ieħor.
Min-naħa l-oħra, f'ċirkostanzi speċjali, bħal, f'każijiet fejn id-Data Personali tkun rilevanti għal litigazzjoni attwali jew kontemplata, investigazzjoni jew verifika governattiva jew regolatorja, dik id-Data Personali għandha tinżamm sakemm l-Uffiċjal għall-Protezzjoni tad-Data jiddetermina li dik id-Data Personali ma għadhiex meħtieġa.
L-MDIA tiżgura wkoll li twettaq reviżjonijiet perjodiċi tad-Data Personali miżmuma.
Jekk id-Data Personali mhijiex elenkata fit-tabella ta' hawn fuq, huwa probabbli li għandha tiġi kklassifikata bħala informazzjoni li tintrema wara l-użu. L-informazzjoni li tintrema wara l-użu tikkonsisti f'data li tista' tintrema jew titħassar skont id-diskrezzjoni tal-utent ladarba tkun serviet l-iskop utli temporanju tagħha u/jew data li tista' tinqered b'mod sikur minħabba li mhijiex rekord formali jew uffiċjali.
Eżempji jinkludu duplikati ta' oriġinali li ma ġewx annotati, abbozzi preliminari ta' ittri, rapporti, worksheets u noti informali li ma jirrappreżentawx passi jew deċiżjonijiet sinifikanti fit-tħejjija ta' rekord uffiċjali, materjali miksuba għal skopijiet ta' referenza, spam u posta mhux mixtieqa.
Madankollu, jekk Suġġett tad-Data jqis li hemm ommissjoni fit-tabella ta' hawn fuq, jew jixtieq jitlob aktar kjarifiki, jekk jogħġbok ikkuntattja lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data li d-dettalji tiegħu huma indikati hawn taħt kif ukoll fil-Politika tal-Protezzjoni tad-Data tal-MDIA.
3. Ħażna u Back-up
L-organizzazzjoni se tiżgura li d-Data Personali kollha tas-Suġġetti tad-Data tinżamm u tinħażen b'mod sigur.
Fir-rigward ta' Data Personali iebsa jew manwali, dawn jinħażnu f'kabinetti msakkra u matul il-lejl, f'bini msakkar ukoll. Id-Data Personali maħżuna elettronikament se tkun soġġetta għal kontrolli ta' aċċess u passwords. Fejn meħtieġ, għandu jintuża software ta' kriptaġġ. Id-Data Personali kollha, kemm jekk dokumenti iebsa jew elettronikament, huma sostnuti u miżmuma barra mis-sit.
Għal aktar dettalji fir-rigward tas-sigurtà tat-teknoloġija tal-informatika, ġentilment titlob il-Politika tas-Sigurtà tal-IT tal-MDIA.
4. Rimi ta' data personali
Il-qerda tad-Dejta Personali li tinsab f'dokumentazzjoni iebsa għandha ssir permezz ta' tqattigħ, fejn possibbli. Min-naħa l-oħra, il-qerda tad-Data Personali elettronika għandha titħassar kompletament mill-kompjuter u minn kull software, applikazzjoni jew programm ieħor użat mill-MDIA u fejn meħtieġ, bil-koordinazzjoni ta’ esperti fis-settur tat-teknoloġija tal-informatika.
5. Rappurtar tal-Ksur
Fil-każ ta’ ksur tad-Data Personali, l-MDIA għandha, malli tkun taf b’dan il-ksur, tinforma immedjatament lill-Uffiċjal għall-Protezzjoni tad-Data tagħha li d-dettalji tiegħu huma msemmija aktar ‘l isfel, li mbagħad jieħu l-azzjonijiet meħtieġa, fejn dan ikun meħtieġ mil-liġi. Madankollu, jekk Suġġett tad-Data jħoss li xi ħadd seta’ kiser din il-Politika dwar iż-Żamma tad-Data kif ukoll il-Politika dwar il-Protezzjoni tad-Data, dan għandu jiġi rrappurtat lill-Uffiċjal għall-Protezzjoni tad-Data tal-MDIA li d-dettalji tiegħu jinsabu hawn taħt.
6. Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data
L-MDIA ħatret Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data li jista' jgħin lis-Suġġetti tad-Data bi kwalunkwe mistoqsija li jista' jkollhom dwar din il-Politika jew kwalunkwe dokument ieħor relatat, inkluż kwalunkwe talba biex jeżerċitaw id-drittijiet legali tagħhom. Id-dettalji ta' kuntatt tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data huma dawn li ġejjin:
- Indirizz: MDIA, Għoxrin20, Ċentru tan-Negozju, Triq l-Intornjatur, Żona 3, Distrett tan-Negozju Ċentrali, Birkirkara, CBD 3050, Malta.
- Indirizz elettroniku: [email protected]
7. Konklużjoni
L-MDIA tistinka biex twettaq verifiki frekwenti u talloka riżorsi xierqa biex tiżgura li d-Data Personali tas-Suġġetti tad-Data tkun qed tiġi protetta f'kull ħin skont ir-rekwiżiti legali u f'konformità ma' din il-Politika ta' Żamma tad-Data. Din il-verżjoni ġiet aġġornata l-aħħar fid-29 ta' Novembru, 2022.
8. Ċaħda
L-MDIA tagħmel kull sforz biex iżżomm l-eżattezza tal-informazzjoni li tiġi ppubblikata fuq il-website tagħha iżda ma taċċetta l-ebda responsabbiltà u teskludi espressament ir-responsabbiltà għal kwalunkwe telf jew ħsara diretta, indiretta jew konsegwenzjali li tista' tirriżulta mill-użu ta', u/jew id-dipendenza fuq, tali informazzjoni.